Statuts et règlements

STATUTS ET RÈGLEMENTS DE LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DE GÉNIE BIOMÉDICAL

LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DE GÉNIE BIOMÉDICAL INCORPORÉE

(tel que modifié en mai 2014)

PRÉAMBULE

NOM

The Canadian Medical and Biological Engineering Society

La Société canadienne de génie biomédical

OBJECTIFS

Créer et gérer une association nationale pour les personnes travaillant dans le domaine du génie biomédical dans son sens le plus large par la pratique, l’enseignement et la recherche.
Promouvoir l'accroissement des connaissances scientifiques, techniques et autres en matière de génie biomédical.
Servir de forum d’échange d’informations entre le grand public, les autres professionnels, les scientifiques et les membres de la Société.
Élaborer ou guider l’élaboration de normes en matière de génie biomédical destinées aux professionnels du domaine.
Publier des documents techniques, scientifiques et autres sur le génie biomédical par le biais de périodiques, de monographies, etc.
Organiser des réunions nationales et régionales et coopérer avec d’autres organismes pour l’organisation de réunions internationales et interdisciplinaires dans le cadre des objectifs de la Société.
S’associer à tout autre organisme national et international pour les besoins de la Société.
Établir une liaison avec les gouvernements fédéral et provinciaux du Canada ou les autorités sanitaires afin de promouvoir les objectifs, les politiques, les points de vue et les capacités de la Société.
Acquérir et détenir les biens que la Société peut juger appropriés et ériger sur tout terrain un bâtiment pour les besoins de la Société.

RÈGLEMENTS

1.1 DÉFINITIONS :

Dans les présents règlements :

(a) « Société » signifie « La Société canadienne de génie biomédical/The Canadian Medical & Biomedical Engineering Society ».

(b) « Exécutif » désigne le comité exécutif de la Société.

(d) « Vice-président » désigne le vice-président de la Société

(e) « Secrétaire » désigne le secrétaire de la Société.

(f) « Trésorier » désigne le trésorier de la Société.

(g) « Président d’un comité » désigne le président d’un comité.

(h) « Membre » désigne un membre de la Société.

(i) « Personne » désigne un individu.

1.2 SCEAU DE LA SOCIÉTÉ

L’exécutif de la Société adopte un sceau à l’usage de la Société. Ledit sceau demeure en tout temps sous la garde du secrétaire, du président ou du président du comité des membres, et ne peut être apposé sur un document que par l’autorité du président, du vice-président, du secrétaire ou du trésorier.

1.3 INSIGNE, EMBLÈME, etc.

La Société, par l’intermédiaire de son comité exécutif, peut de temps à autre adopter un insigne, un emblème, etc., selon ce qui peut être décidé, et détient le pouvoir de les modifier.

1.4 SIÈGE

Le siège social de la Société est situé dans la ville d’Ottawa, en Ontario, ou à tout autre endroit désigné de temps à autre par le comité exécutif. Ce siège social est désigné comme étant le secrétariat de la Société.

1.5 ADHÉSION

(a) Toute personne qui:

i. par sa profession, son occupation, sa formation ou son intérêt, souscrit aux intérêts de la Société; et

ii. a présenté une demande d'adhésion, accompagnée d'un droit d'entrée et d'une cotisation annuelle courante, tels qu'ils peuvent être fixés de temps à autre, à la Société; et

iii. a été approuvée par le comité exécutif comme étant qualifiée; est admise comme membre de la Société dans l’une des catégories décrites au paragraphe 1.5(b) du présent règlement.

(b) Il y a sept (7) catégories de membres, comme suit. Un membre qui souhaite passer d'une catégorie à une autre peut le faire avec l'approbation du comité des membres.

i. Membre (ordinaire, à part entière) - est ouverte à toutes les personnes qui sont diplômées d'universités ou d'instituts techniques et qui ont suivi des cours portant sur un aspect du génie biomédical dans son sens le plus large, ainsi qu'aux autres personnes qui participent activement au domaine du génie biomédical. Cette catégorie donne droit à tous les privilèges et responsabilités de base au sein de la Société, y compris le droit de vote et l'exercice d'une fonction exécutive.

ii. Membre étudiant - est ouverte à toute personne suivant un programme d'études ou de formation qui, une fois achevé, la rendrait admissible à l'adhésion. Les membres étudiants paient une cotisation réduite. Ils n'ont pas le droit de vote. Les titulaires d'une bourse de doctorat qui sont à la fois étudiants et travailleurs sont également admissibles à cette catégorie de membres.

iii. Fellowship - est conférée aux membres qui, sur recommandation du comité des prix, sont considérés par le comité exécutif comme ayant rendu des services exceptionnels au génie biomédical dans l'un des domaines de l'organisation, de la pratique, du développement ou de la recherche. Les fellows paient les mêmes cotisations que les membres et ont les mêmes privilèges et responsabilités. Tout membre peut porter à l'attention du comité de membres des candidats potentiels au titre de « fellow ». Les fellows, lorsqu'ils prennent leur retraite, sont exemptés de cotisation mais conservent leurs privilèges au sein de la Société.

iv. Membre honoraire - peut être conférée par le comité exécutif ou par le comité des prix aux personnes, qui ne sont ni membres ni fellows de la Société, qui ont participé à la réalisation des objectifs de la Société ou qui ont rendu des services particuliers à la Société. Les membres honoraires ne paient pas de cotisation et n’ont pas le droit de vote.

v. Membre émérite - peut être conférée par le comité exécutif, sur recommandation du comité des prix, aux membres qui ont contribué, mais ne sont plus actifs dans le domaine du génie biomédical. Les membres émérites ne paient pas de cotisation et n'ont pas le droit de vote. Un membre peut refuser ce statut de membre émérite.

vi. Membres retraités - les membres qui ont cessé leur contribution professionnelle au marché du travail peuvent demander le statut de « membre retraité ». Ces membres doivent payer une cotisation réduite, déterminée de temps à autre par l'exécutif. Les membres retraités conservent le droit de vote, mais n'occupent pas de poste au sein de l'exécutif.

vii. Les membres associés - est offerte aux personnes qui n'occupent pas de postes de direction ou de supervision dans le secteur des soins de santé ou des dispositifs médicaux. Vous devez être un utilisateur ou un réparateur de matériel médical ou un professionnel de l'informatique. Cette catégorie de membres est également offerte aux personnes vivant à l'extérieur du Canada ou aux membres sans emploi ou en congé sans solde de leur emploi régulier ou de leurs études (par exemple, congé familial). Les membres associés conservent le droit de vote, mais ne peuvent pas occuper de poste au sein de l'exécutif.

(c) Plans d'adhésion de groupe : Les envois peuvent être transmis en liasse à la personne identifiée comme personne-ressource pour ces groupes.

i. Plan d'adhésion d'entreprise - Le plan d'adhésion d'entreprise est offert à toute organisation du secteur public ou privé. Les membres inscrits au titre d'une adhésion d'entreprise ont les mêmes privilèges et responsabilités que les membres ordinaires/à part entière. Les groupes hospitaliers et les groupes d'entreprises peuvent obtenir une adhésion d'entreprise en payant pour deux membres ou plus ou en bénéficiant d'un rabais prédéterminé.

ii. Plan d'adhésion institutionnelle - Les universités peuvent demander une adhésion institutionnelle pour leurs étudiants en génie biomédical. Elles doivent payer pour au moins deux (2) étudiants pour bénéficier du tarif réduit. L'institution peut appliquer le tarif membre pour les inscriptions au congrès annuel de leurs étudiants.

Procédure d'admission :
(d) Le candidat, comme condition préalable à l'adhésion, doit remplir le formulaire de demande d'adhésion de la Société, qui sera soumis au Comité d'adhésion pour recommandation au Comité exécutif.

(e) Le comité d'adhésion, lors de l'admission d'un membre, en avise le demandeur, inscrit le nom du membre dans le registre des membres et émet un certificat indiquant la catégorie de membre comme établi par le comité d'adhésion. Le certificat transmis reste à tout moment la propriété de la Société.

(f) Le comité de membres renvoie à chaque candidat non retenu les frais d'admission et la cotisation annuelle versés par le candidat avec un avis écrit expliquant les raisons du rejet et indiquant comment et quand le candidat peut présenter une nouvelle demande.

(g) Tous les membres doivent se conformer aux dispositions du présent règlement et à tous les amendements qui y sont apportés, ainsi qu'aux règlements qui peuvent être établis de temps à autre par le comité exécutif, et doivent s'efforcer en tout temps de promouvoir les intérêts de la Société et d'atteindre les objectifs pour lesquels la Société a été créée.

Procédure de retrait :
(h) Tout membre peut se retirer de la Société en remettant au secrétaire, personnellement ou par courrier électronique recommandé, un avis écrit à cet effet.

(i) Un membre est responsable du paiement des frais appropriés jusqu'à la date prise d'effet de sa démission de la Société.

(j) Si un membre se retire ou est expulsé de la Société, il doit retourner son certificat de membre au secrétaire.

(k) Toute personne qui cesse d'être membre de la Société pour quelque raison que ce soit, cesse ipso facto d'avoir tout droit ou intérêt dans les actifs, les fonds ou les biens de la Société.

(l) L'adhésion prend automatiquement fin au décès du membre.

Procédure de suspension : (m) Le comité exécutif peut suspendre ou expulser un membre en cas de non-paiement par ce dernier des cotisations annuelles, des droits, des frais, des amendes, des évaluations, ou pour toute conduite ou raison que le comité exécutif juge contraire aux intérêts de la Société.

(n) Si la cotisation annuelle d'un membre n'a pas été payée trois (3) mois après la date de renouvellement, le président des adhésions informera le membre que son adhésion a été révoquée.

(o) Une plainte écrite concernant la mauvaise conduite d'un membre est examinée par le comité de membres. Si les circonstances semblent justifier une suspension, la décision est prise conjointement avec l'exécutif de la Société. Le membre suspendu a alors la possibilité de faire appel, et une décision est prise concernant la résiliation de l'adhésion lors d'une assemblée générale ou par un vote postal ou électronique des membres.

Procédure de réintégration : (p) Toute personne ayant été suspendue ou radiée pour non-paiement de la cotisation annuelle peut demander sa réintégration après paiement de toutes les cotisations dues.

(q) Toute personne qui a été suspendue ou qui s'est retirée de l'adhésion devra obtenir un nouveau parrainage lors de sa demande de réintégration si elle n'a pas été membre pendant trois années consécutives ou plus.

1.6 RÉUNIONS

(a) Une assemblée générale de la Société se tient à chaque congrès, à l'endroit et à l'heure déterminés par le comité exécutif. Les points suivants sont traités à chaque assemblée générale :

i. Approbation du procès-verbal de la ou des dernières assemblées générales et de toute assemblée générale extraordinaire tenue au cours de l'année.

ii. Affaires découlant du procès-verbal.

iii. Rapport du président.

iv. Rapport du vice-président.

v. Rapport du Secrétaire.

vi. Rapports des présidents des comités.

vii. Rapport du Trésorier.

viii. Affaires nouvelles.

(b) Une assemblée générale extraordinaire de la Société peut être convoquée par ordre du président ou du vice-président ou par une résolution du comité exécutif, ou sur demande écrite ou électronique adressée au secrétaire et signée par au moins cinq (5) pour cent des membres de la Société. Une telle demande doit préciser l'objet de la convocation de l'assemblée. Les avis aux membres convoquant une assemblée générale spéciale doivent indiquer clairement l'objet de la réunion et aucune autre question ne peut être traitée lors de ces réunions.

(c) Un avis écrit ou électronique de l'assemblée générale ou d'une assemblée générale extraordinaire doit être envoyé au moins trente (30) jours avant la date de l'assemblée à chaque membre à l'adresse figurant dans le registre de la Société ou, si aucune adresse n'y figure, à la dernière adresse de ce membre connue du secrétaire ; étant entendu qu'une assemblée des membres puisse être tenue à n'importe quelle fin, à n'importe quel moment et à n'importe quel endroit sans avis si tous les membres ayant droit à un avis de convocation sont présents ou si tous les membres absents ont signifié par écrit leur consentement à la tenue d'une telle assemblée. Tout membre peut renoncer à l'avis de convocation à une réunion ou à une irrégularité dans une réunion ou dans l'avis de convocation. Cet avis doit indiquer clairement le lieu, la date et l'heure de la réunion.

(d) Seuls les membres des catégories ordinaire (à part entière), fellow et les membres du plan d'adhésion des entreprises ont le droit de voter à toutes les réunions de la Société.

(e) Lors de l'assemblée générale ou d'une assemblée générale extraordinaire de la Société, toutes les questions sont tranchées par un vote majoritaire des membres présents en personne et ayant le droit de vote. Tous les votes se font à main levée. En cas d'égalité des voix, le président a une voix prépondérante.

(f) Les questions relatives à la procédure lors des réunions de l'exécutif et de la Société sont décidées par référence à la dernière édition de l’ouvrage Robert’s Rules of Order.

1.7 SECTION LOCALE

(a) Tout groupe de membres de n'importe quelle région peut créer une section locale de la Société à condition que :

i. Les statuts et règlements de la section proposée soient d’abord approuvés par l’exécutif de la Société.

ii. Ladite section locale doit être financièrement autonome. Dans des circonstances exceptionnelles, des demandes de soutien financier peuvent être faites auprès de l'exécutif de la Société.

iii. Les mêmes types de membres sont admissibles au vote et peuvent occuper un poste au sein de ladite section, comme c’est le cas à l’échelle nationale.

iv. Un rapport annuel officiel de l'exécutif de la section est requis pour l'exécutif national.

v. Responsabilité envers la Société : lorsque des questions d'ordre national ou provincial sont en jeu, il faut consulter l'exécutif national. L'exécutif national a la prérogative de prendre les décisions finales sur ces questions. L'exécutif national doit être tenu au courant des questions susceptibles de susciter la controverse afin de faciliter une action conjointe pertinente, le cas échéant.

(b) SECTION ÉTUDIANTE - Les étudiants peuvent créer une section locale d'étudiants de la Société à condition que :

i. La section étudiante ait un conseiller de la faculté, qui est un membre de la SCGB et au moins un membre étudiant.

ii. La section étudiante ait le nombre minimum de membres étudiants de la SCGB. Le nombre minimum de membres étudiants de la SCGB est :

a. Égal au nombre de membres étudiants, s'il y a moins de cinq membres étudiants.

b. Cinq membres étudiants, s'il y a entre cinq et dix membres étudiants.

c. Égal à la moitié du nombre de membres étudiants, s’il y a plus de dix membres étudiants.

iii. Les statuts et règlements de la section proposée sont d’abord approuvés par l’exécutif de la Société.

iv. Ladite section locale doit être financièrement autonome.

v. La section étudiante peut demander un soutien financier équivalent à 1:1 pour des activités qui sont conformes à la mission et aux objectifs de la SCGB. Les demandes de soutien financier doivent être approuvées par le comité exécutif de la Société. La contribution annuelle maximale de la SCGB sera précisée par le comité exécutif de la Société.

vi. Un rapport annuel officiel de l'exécutif de la section est requis pour l'exécutif national.

vii. La section étudiante doit renouveler son statut chaque année.

viii. Responsabilité envers la Société : lorsque des questions d'ordre national ou provincial sont en jeu, il faut consulter l'exécutif de la Société. L'exécutif de la Société a la prérogative de prendre les décisions finales sur ces questions. L'exécutif de la Société doit être tenu au courant des questions susceptibles de susciter la controverse afin de faciliter une action conjointe pertinente, le cas échéant.

1.8 EXÉCUTIF

(a) Les affaires de la Société sont gérées par un exécutif. Ces affaires comprennent, sans en limiter la portée générale, la gestion, la direction et l'administration des affaires et des finances de la Société, et le comité exécutif peut exercer les pouvoirs et accomplir tous les actes et toutes les choses qui peuvent être exercés ou accomplis par la Société et qui ne doivent pas être accomplis par la Société dans son ensemble. À l'exception des pouvoirs délégués à des membres spécifiques du comité exécutif, les décisions du comité exécutif sont approuvées à la majorité simple.

(b) L’exécutif est composé du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et des présidents de tous les comités permanents tels que spécifiés dans les règlements de la Société. Ces personnes sont les dirigeants de la Société et sont élues par les membres. Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être combinés lorsque le comité exécutif le juge opportun, jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle de la Société.

i. L'exécutif est élu pour un mandat de deux (2) ans par les membres de la Société.

ii. En cas de vacance au sein du comité exécutif pour quelque raison que ce soit, les membres élus restants du comité exécutif nomment un membre de la Société pour combler la vacance, et la personne nommée reste en fonction pour le reste du mandat du membre sortant du comité exécutif.

(d) Tous les membres du comité exécutif sont élus par vote par courrier électronique, comme indiqué à l'article 15.

(e) Aucun membre élu du comité exécutif ne peut occuper le même poste pendant plus de deux (2) mandats consécutifs.

(f) Le comité exécutif a le pouvoir de nommer les comités jugés nécessaires pour mener à bien les activités de la Société, y compris les comités permanents, et chaque comité doit soumettre un rapport au comité exécutif au moins trente (30) jours avant l'assemblée générale suivante.

(g) Le comité exécutif décide de toutes les questions de politique concernant les congrès, ateliers, séminaires, etc. de la Société, y compris les congrès conjoints de type international, inter-sociétés et autres. En général, la responsabilité des congrès individuels sera déléguée par la nomination d'un président général.

(h) Le président sortant est membre d’office de l’exécutif, à des fins de consultation et de continuité; il n’a pas le droit de vote.

1.9 FONCTIONS DES DIRIGEANTS

(a) Le président dirige toutes les réunions de l'exécutif, de l'assemblée générale et des assemblées générales extraordinaires de la Société. Il ne peut voter que pour trancher une question sur laquelle il y a égalité des voix.

(b) Le vice-président est investi de tous les pouvoirs et remplit toutes les fonctions du président en cas d'absence, d'incapacité ou de refus d'agir du président, ainsi que de tous les autres pouvoirs et fonctions, le cas échéant, qui peuvent lui être attribués de temps à autre par le comité exécutif.

(c) Le secrétaire émet ou fait émettre des avis de convocation pour toutes les réunions du conseil d'administration et de la Société lorsqu'il en reçoit l'ordre ; il est responsable du registre des procès-verbaux de la Société et rédige et tient à jour les procès-verbaux du conseil d'administration et de toutes les réunions de la Société ; il signe avec le président ou d'autres signataires autorisés de la Société les documents qui requièrent sa signature et il s'acquitte de toutes les autres fonctions que lui confèrent les conditions de son engagement ou le présent règlement, ou que le conseil d'administration peut lui confier de temps à autre.

(d) Le trésorier a la garde de tous les fonds et titres de la Société et en ordonne le dépôt au nom de la Société dans la ou les banques ou auprès du ou des dépositaires que le comité exécutif peut désigner. Il doit, à tout moment raisonnable, montrer ses livres et ses comptes à tout membre du comité exécutif qui en fait la demande au bureau de la Société ou au lieu d'affaires du trésorier pendant les heures normales d'ouverture. Il est responsable de la préparation et de la tenue des dossiers financiers, qui indiquent clairement de qui proviennent tous les revenus et à qui et pour quelle raison tous les décaissements ont été effectués.

(e) Aucun membre de l'exécutif ne doit recevoir de rémunération pour ses services.

(f) Des frais raisonnables, dûment justifiés, peuvent être payés à un membre du comité exécutif, à la discrétion du comité exécutif, et à tout membre qui assiste aux réunions du comité exécutif ou qui agit au nom de la Société en dehors de son lieu de résidence habituel.

(g) Le poste d’un membre de l’exécutif est vacant :

i. . si le dirigeant démissionne de son poste par écrit au secrétaire ou au président de la Société;

ii. en cas de décès du dirigeant.

iii. si, lors d'une assemblée générale spéciale des membres, une résolution est adoptée par les trois quarts (3/4) des membres présents à l'assemblée, pour qu'il soit démis de ses fonctions ; le comité exécutif peut choisir de convoquer une assemblée générale spéciale pour répondre aux préoccupations ci-dessous :

1.si le dirigeant est déclaré dément ou perd ses facultés mentales;

2.si le dirigeant fait faillite ou devient insolvable ;

3.si le dirigeant contrevient à l’article 1.14(f).

Toutefois, si un poste devient vacant pour l'une des raisons mentionnées dans le présent paragraphe, le comité exécutif peut, par voie de résolution, pourvoir le poste vacant par une personne en règle dans les livres de la Société.

(h) De temps à autre, le comité exécutif engage une personne ou un organisme à titre de secrétaire exécutif national. La personne ainsi nommée a pour tâche de faire fonctionner le secrétariat. Le secrétariat exécutif national aide le secrétaire élu, le trésorier et le reste du comité exécutif, le cas échéant.

(i) Les membres de l'exécutif de la Société sont par la présente autorisés de temps à autre à :

a. Emprunter de l'argent sur le crédit de la Société, pour des montants et à des conditions jugés opportuns, en obtenant des prêts ou des avances, par le biais de découverts ou autrement ;

b. Émettre des titres d’obligation ou autres titres de la Société;

c. Mettre en gage ou à vendre ces titres d’obligation ou autres titres pour les sommes et aux prix jugés opportuns;

d. Hypothéquer, charger ou mettre en gage, ou donner une garantie de quelque manière que ce soit, sur tout ou partie des biens, réels et personnels, immeubles et meubles, des engagements et des droits de la Société, présents et futurs, pour garantir les titres d’obligation ou autres titres de la Société, présents et futurs, ou tout argent emprunté ou devant être emprunté par toute obligation ou responsabilité de la Société, présente ou future ;

e. Déléguer à un ou plusieurs dirigeants de la Société désignés par le conseil d'administration tous les pouvoirs susmentionnés, dans la mesure et de la manière déterminées par le conseil d'administration.

1.10 COMITÉS PERMANENTS

Les comités permanents sont composés d'un président, élu de la manière prévue par le présent règlement, et d'un ou plusieurs autres membres choisis par le président parmi les membres, et ont les responsabilités suivantes envers l'exécutif :

(a) Comité d'adhésion - l'examen de toutes les demandes d'adhésion et la recommandation du statut de membre.

(b) Comité des publications - toutes les questions concernant les publications de la Société, y compris le bulletin d'information.

(c) Comité des affaires professionnelles - toutes les questions concernant l'établissement et le maintien de normes professionnelles, les procédures de certification et la liaison avec d'autres associations professionnelles et organisations pertinentes.

(d) Planification du congrès à long terme – toutes les questions concernant la planification des congrès à venir, y compris la création d’un comité d’organisation local pour le prochain congrès. La planification du prochain congrès doit être confiée au comité d’organisation local, normalement un an avant la date du congrès.

(e) Prix – veiller à ce que la Société récompense et reconnaisse les personnes et les organisations méritantes pour leurs réalisations et leurs contributions exceptionnelles à la SCGB, à la profession et à la société en général. À cette fin, le comité des prix coordonne toutes les questions relatives à la totalité des prix décernés par la Société.

1.11 COMITÉS NOMMÉS

(a) Les comités nommés sont composés d'un président nommé par l'exécutif et d'un ou plusieurs membres supplémentaires choisis par le président parmi les membres. Ils sont responsables devant l'exécutif de l'exécution de la mission particulière de ce comité.

(b) Aucun membre d'un comité nommé ne doit recevoir de rémunération pour ses services.

(c) Les dépenses raisonnables, dûment justifiées, sont payées à un membre d'un comité nommé, à la discrétion de l'exécutif.

(d) Les comités nommés peuvent être dissous à la discrétion de l'exécutif.

1.12 AJOURNEMENT DES RÉUNIONS

Le président peut, avec le consentement de toute assemblée de la Société, ajourner celle-ci de temps à autre, et il n'est pas nécessaire de donner un avis préalable aux membres concernant cet ajournement. Toute question qui aurait pu être présentée ou traitée lors de la réunion initiale, conformément à l'avis de convocation, peut être présentée ou traitée lors de la reprise de la réunion.

1.13 QUORUM DE L'ASSEMBLÉE

Trois (3) membres présents constituent le quorum de toute réunion des membres de la Société pour le choix du président et l'ajournement de la réunion. Pour toutes les autres fins, le quorum de toute réunion est d'au moins dix (10) pour cent des membres votants de la Société. Aucune affaire ne peut être traitée lors d'une réunion si le quorum n'est pas atteint au début de la réunion.

1.14 RÉUNIONS DE L'EXÉCUTIF

(a) Les réunions de l’exécutif sont convoquées par le président de sa propre initiative ou par le président sur demande écrite signée par au moins quatre (4) membres de l’exécutif.

(b) Si le président ne procède pas à la convocation d'une réunion de l'exécutif dans les quatorze (14) jours suivant la date de réception d'une demande écrite de quatre (4) membres ou plus de l'exécutif, comme prévu au paragraphe précédent, quatre (4) membres de l'exécutif peuvent convoquer eux-mêmes une réunion, mais toute réunion ainsi convoquée ne peut se tenir plus de deux (2) mois après la date de dépôt de la demande auprès du président. Toute réunion convoquée par les quatre (4) membres de l'exécutif en vertu des dispositions du présent article doit être convoquée de la même manière, dans la mesure du possible, que celle utilisée pour la convocation des réunions par le président.

(c) La date et le lieu des réunions du comité exécutif sont déterminés par le président ou par les membres du comité exécutif qui convoquent la réunion.

(d) Le quorum du comité exécutif est constitué d'une majorité simple.

(e) Si un membre de l'exécutif ne peut assister à une réunion de l'exécutif, il doit en informer le secrétaire avant la réunion.

(f) Si un membre élu de l'exécutif s'absente, sans l'approbation de l'exécutif, de trois (3) réunions consécutives de l'exécutif dont il a été dûment avisé. L'exécutif peut prendre d'autres mesures conformément à l'article 1.9(g).

1.15 ÉLECTIONS

(a) Le nouvel exécutif est présenté à la première assemblée générale suivant une élection.

(b) Un président du comité des candidatures est nommé lors de la première réunion du nouvel exécutif, pour un mandat de deux (2) ans. Le comité des candidatures est composé de trois membres de la Société, dont l'un est le président. Les deux autres membres sont choisis par le président parmi l'ensemble des membres et sont soumis à l'approbation de l'exécutif. Le comité exécutif pourvoit à toute vacance survenant au sein de ce comité des candidatures.

Environ six mois avant l’assemblée générale devant se tenir au cours d’une année d’élection, le président du comité des candidatures lance un appel de candidatures. * Cinq mois avant, un deuxième appel doit être lancé. Le président doit recueillir les biographies et les déclarations de chaque candidat et préparer un bulletin de vote. Le bulletin de vote est envoyé aux membres trois (3) mois à l’avance. Les bulletins de vote doivent être renvoyés au plus tard deux mois avant l’assemblée générale. Les candidats retenus sont annoncés un mois avant.

(d) Le comité des candidatures prépare une liste de candidats qui sera incluse dans le bulletin de vote au moyen des candidatures reçues des membres. Les candidats au comité ne doivent pas être identifiés de quelque façon que ce soit. Lors de la sélection des candidats, le comité tient dûment compte de la situation géographique et du domaine d’activité.

(e) Toute nomination doit être signée par au moins deux (2) membres de la Société et le candidat doit signifier son consentement à la nomination par écrit. Pour qu'un candidat soit admissible à plus d'un poste, il doit indiquer un ordre de préférence pour les postes.

(f) Les élections se font par courrier confidentiel ou par vote électronique.

(g) En cas d’égalité des voix pour un poste ou une fonction, la voix du président des nominations est prépondérante.

(h) Toute objection à l'élection telle qu'annoncée n'est valable que si elle est faite après l'annonce et une demande de recomptage en bonne et due forme est alors recevable. Si une telle demande est soutenue par dix (10) membres, le président nomme un comité de recomptage des bulletins de vote composé de cinq (5) membres qui recomptent immédiatement tous les bulletins. Les candidats peuvent être présents ou représentés lors de ces recomptages. Ces recomptages sont définitifs et contraignants. Une fois le dépouillement terminé, les résultats sont communiqués par écrit au président des nominations, qui prépare l'annonce aux membres et présente le nouvel exécutif à l'assemblée générale.

1.16 COTISATIONS

(a) Les activités de la Société seront financées par une cotisation annuelle de tous les membres, ainsi que par d'autres revenus pouvant provenir d'autres sources, y compris, sans limiter la généralité de ce qui précède, des cadeaux, des dons et des subventions.

(b) Autorisation

i. L'exécutif peut autoriser une augmentation annuelle des cotisations ne dépassant pas l'augmentation du coût de la vie de l'année précédente. ii. Si le comité exécutif estime qu'une augmentation supérieure à l'augmentation du coût de la vie est nécessaire, l'approbation de ces frais est soumise à un vote postal ou électronique des membres dans les soixante (60) jours. L'acceptation requiert l'approbation des deux tiers (2/3) des membres ayant répondu dans le délai de soixante jours.

(c) Le comité exécutif peut, de temps à autre, fixer un droit d'admission à la Société ou de reclassement dans une autre catégorie de membres.

(d) Les frais de reclassement, ou une partie de ceux-ci, à la discrétion du comité exécutif, peuvent être retournés au demandeur si sa demande est rejetée.

1.17 FINANCES

(a) L'exécution de tous les documents et la signature de tous les chèques relatifs à l'administration de la Société ne sont effectués que par la ou les personnes autorisées à le faire par le comité exécutif.

(b) Toutes les sommes reçues par la Société ou en son nom sont déposées auprès d'une banque à charte, d'une Direction du Trésor ou d'une société de fiducie.

(d) L'année fiscale de la Société se termine le 31 décembre.

(e) Lors de l'assemblée générale au cours de laquelle son élection est annoncée, le trésorier annonce à la Société, pour approbation, le ou les vérificateurs qui effectueront une vérification annuelle pendant le mandat de ce trésorier.

(f) Les comptes de la Société sont examinés par le(s) vérificateur(s) nommé(s) à la fin de chaque année fiscale, et un état complet dûment certifié est présenté à la Société.

(g) Le trésorier présente un état de la situation financière de la Société lors de l'assemblée générale. Les états financiers vérifiés seront mis à la disposition des membres au siège social.

(h) Les livres de la Société peuvent être examinés par tout membre de l'exécutif.

(i) La Société peut acquérir et prendre par achat, don ou autre, des terrains et des biens personnels, et peut les vendre, les échanger, les hypothéquer, les louer, les améliorer et les développer, et peut construire et entretenir tous les bâtiments nécessaires.

(j) Dans le but de réaliser ses objectifs, la Société peut emprunter, lever ou garantir le paiement d'argent de la manière qu'elle juge appropriée.

1.18 MODIFICATIONS DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Les propositions d'ajouts, de modifications ou d'annulation des règlements administratifs sont présentées

(a) par le comité exécutif, ou

(b) par une pétition d’au moins dix (10) pour cent des membres votants de la Société; aux membres lors de l’assemblée générale ou d’une assemblée générale spéciale. Toute modification, annulation ou addition aux règlements entre en vigueur lorsqu’elle est ratifiée par le vote des deux tiers (2/3) des membres ayant droit de vote et présents à l’assemblée générale ou à une assemblée générale extraordinaire de la Société. Le président ne vote pas, sauf pour départager les voix. Ces changements peuvent également être ratifiés par un vote postal ou électronique à effectuer dans les soixante (60) jours. L’acceptation requiert l’approbation des deux tiers (2/3) des personnes ayant répondu dans le délai de soixante jours.

1.19 ENGAGEMENTS

(a) Aucun membre de la Société ne peut encourir de responsabilité personnelle en ce qui concerne les engagements de la Société, et l'adhésion ne peut engager un membre au-delà du paiement de la cotisation annuelle applicable.

(b) Le Comité exécutif est habilité à prendre les dispositions nécessaires pour coopérer avec d'autres groupes partageant des intérêts mutuels ou communs.

(c) Les affiliations à d'autres organismes nationaux ou internationaux doivent être approuvées par les membres, comme le prévoient les statuts.

1.20 DISSOLUTION

La décision de dissoudre la Société doit être prise lors d’une assemblée générale ou par courrier (à remplir dans les soixante (60) jours) si nécessaire. L’acceptation requiert l’approbation des deux tiers (2/3) des personnes présentes à l’assemblée générale, ou de celles qui répondent dans le délai de soixante (60) jours. Ce règlement restera en vigueur et liera la Société à l’égard de toute partie agissant sur la foi de celui-ci, jusqu’à ce qu’une copie, certifiée par le secrétaire de la Société sous le sceau de la Société, d’un règlement abrogeant ou remplaçant ce règlement ait été reçue par une telle partie et dûment reconnue par écrit. ADOPTÉ le 3e jour d’août 1976.

AMENDEMENTS

MODIFIÉ EN 1977, 1980, 1981, 1982, 1984, 1991, 1997, 2002, 2008, 2009, 2013, 2014